Kopie paspoort en de AVG

Identificatieplicht
Op de werkgever rust een identificatieplicht. U bent verplicht bij indiensttreding van een werknemer de identiteit en eventuele verblijfsstatus van die werknemer te controleren. U moet dat doen aan de hand van een op dat moment geldig legitimatiebewijs waaruit ook de nationaliteit van de werknemer blijkt. Dit kan een paspoort of ID-bewijs zijn. Ook een vreemdelingendocument kan worden gebruikt. Een rijbewijs volstaat niet omdat daarop de nationaliteit niet staat vermeld.

Controleer
U mag niet op een kopie van het legitimatiebewijs afgaan, maar moet het identiteitsbewijs echt in handen hebben. Dit om de echtheidskenmerken te controleren en na te gaan of document nog geldig is. Dat laatste is niet lastig. Het eerste vraagt meer aandacht: bekijk of de foto overeenkomt met de persoon voor u. Kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals de lengte en leeftijd? De nationaliteit moet vermeld zijn op het document. Verder dient u de werknemer een handtekening te laten zetten en deze te vergelijken met die op het legitimatiebewijs.

Kopieer
Vervolgens moet de werkgever een goed leesbare kopie maken. Het documentnummer, de pasfoto en het BSN-nummer moeten goed zichtbaar zijn en mogen dus niet zijn doorgehaald. U hoeft dit niet opnieuw te doen wanneer de geldigheid van het document is verlopen. Let op: de AP geeft aan dat ook pagina’s met informatie, zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en informatie over de eventuele kinderen moeten worden gekopieerd.

Bewaar
Als u een kopie (of scan) van het legitimatiebewijs maakt en dit in een papieren of digitale versie opslaat, verwerkt u persoonsgegevens. Dit mag. Sterker nog, u moet dit doen op grond van een wettelijke verplichting in het kader van de loonadministratie (art. 29 Wet op de Loonbelasting). Deze verwerkingsgrondslag kunt u dan ook in het verwerkingsregister vermelden. U dient het document te bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Als er controle komt, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW, moet u de kopie kunnen tonen. Omdat het document een bijzonder persoonsgegeven bevat, namelijk het BSN-nummer en persoonskenmerken, moet u extra zorgvuldig met deze informatie omgaan. Goed beveiligen is een must. Ga goed na wie er toegang heeft tot dit soort documenten en pas dit zo nodig aan.

Bent u inlener? 
Als u personeel inleent als uitzendkracht of payrollwerknemer of er is sprake van detachering, werkt het net even anders. In dit geval is het belangrijk dat u bij de Belastingdienst kunt aantonen wat de identiteit is van die ingeleende arbeidskracht en wat de omvang van de eventuele aansprakelijkheid is (manurenadministratie). Als inlener (materiële werkgever) mag u geen kopie of scan maken van het legitimatiebewijs van de ingeleende arbeidskracht. De formele werkgever mag dat wel. Wat u wel moet doen, is het originele identiteitsbewijs controleren. Vervolgens dient u in uw administratie de NAW-gegevens van de ingeleende arbeidskracht op te nemen, de geboortedatum en het BSN-nummer, de nationaliteit, het soort identiteitsbewijs en de geldigheidsduur.

Aanvullende informatie
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/downloads/rs/rs_kopie-identiteitsbewijs.pdf